Makalah : Penyelarasan Akhir Manajemen Proyek IT

MANAJEMEN PROYEK
PENYELARASAN AKHIR



Dosen Pengampu : Supriyono, S.Kom, M.Kom,

Disusun oleh :

Kelompok 10
1. Muhammad Arifin          -           2014 53 011
2. Teguh Heri Purwanto     -           2014 53 014
3. Nur Ivo Janyanti             -           2014 53 022
4. Firman Setiawan             -           2014 53 038

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MURIA KUDUS
2015



KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Makalah Manajemen Proyek yang berjudul Penyelarasan Akhir. Rahmat dan salam kepada Rosulullah SAW, Beliaulah yang telah membawa kami dari kegelapan ke jalan yang terang benderang.
Makalah ini dapat terselesaikan atas bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang ikut membantu dalam penyelesaian laporan ini, terutama kepada :
1.      Bapak Supriyono, S.Kom, M.Kom sebagai pengampu mata kuliah Manajemen Proyek.
2.      Kedua orangtua yang senantiasa mendukung dan mendoakan untuk keberhasilan dan kesuksesan
3.      Teman-teman semua yang senantiasa mendukung dan membantu penyelesaian makalah ini.
4.      Dan semua pihak yang telah membantu dan membimbing dalam penyelesaian makalah.
Penulis menyadari bahwa penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, kritikan dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak yang berguna dalam perbaikan lebih lanjut sangat penulis harapkan. Penulis berharap walau masih jauh dari sempurna, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa dan pembaca pada umumnya.



Kudus,     September 2015


   Tim Penulis



DAFTAR ISI

Halaman Judul................................................................................................................ i
Kata Pengantar............................................................................................................... ii
Daftar Isi......................................................................................................................... iii
BAB I
Pendahuluan................................................................................................................... 1
           A.    Latar Belakang.................................................................................................... 1
           B.     Rumusan Masalah............................................................................................... 2
           C.     Tujuan................................................................................................................. 2
BAB II
Pembahasan.................................................................................................................... 3
           A.    Mengevaluasi Deliveriables................................................................................ 3
           B.     Evaluasi Tim Kerja.............................................................................................. 3
           C.     Client Acceptation............................................................................................... 4
           D.    Laporan Akhir dan Pendokumentasian................................................................ 5
           E.     Indikator Keberhasilan......................................................................................... 6
           F.      Kegagalan Proyek................................................................................................ 6
BAB III
Penutup........................................................................................................................... 8
           A.    Kesimpulan.......................................................................................................... 8
Daftar Pustaka................................................................................................................ 9 



BAB I
PENDAHULUAN
A.      Latar Belakang
Manajemen proyek adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengaturan kegiatan – kegiatan dan sumber daya-sumber daya untuk mencapai suatu target prestasi tertentu, biasanya dalam batasan waktu, sumber daya dan biaya. Suatu rencana proyek dapat berupa sesuatu yang sederhana, seperti daftar kegiatan-kegiatan dan waktu mulai dan selesai yang ditulis di dalam buku catatan atau dapat juga berupa sesuatu yang kompleks contohnya ribuan kegiatan dan sumber daya dan anggaran yang mencapai jutaan dolar.
Kebanyakan aktivitas di dalam proyek memiliki kemiripin, di antaranya memecahkan proyek ke dalam kegiatan-kegiatan lebih kecil yang dapat diatur dengan lebih mudah, penjadwalan kegiatan-kegiatan, komunikasi dengan tim, dan memonitor kemajuan dari kegiatan-kegiatan yang dijalankan. Semua proyek pada dasarnya terdiri dari 3 fase utama yaitu: pembuatan rencana, pengamatan dan pengaturan proyek, dan penutupan proyek. Semakin sukses ketiga fase tersebut. dilaksanakan, semakin besar kesempatan suatu proyek untuk sukses.
Di setiap aktivitas tersebut akan menghasilkan hasil akhir atau deliverables project, biasanya terdapat lebih dari satu deliveribles. Deliverables yang di dapat harus dilengkapi dan dievaluasi terlebih dahulu agar hasil dari sebuah proyek sesuai dengan harapan.
Setelah tahapan – tahapan yang ada selesai perlu adanya penyelarasan akhir, penyelarasan ini digunakan untuk menarik kesimpulan dari proyek yang sedang dikerjakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementasi review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencacat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek – proyek dimasa yang akan datang.
Dalam melakukan penyelarasan akhir perlu memperhatikan beberapa aspek yang diantaranya: (1) Mengevaluasi deliverables, (2) Evaluasi tim kerja, (3) Client acceptation, (4) Laporan akhir dan pendokumentasian, (5) Indikator keberhasilan suatu proyek IT, dan (6) Kegagalan proyek IT. Aspek-aspek tersebut bertujuan untuk menunjang keberhasilan suatu proyek yang sedang dikerjakan.



B.       Rumusan masalah
1.         Apa yang dimaksud mengevaluasi deliverables ?
2.         Mengapa perlu dilakukan evaluasi tim kerja ?
3.         Apa yang dimaksud client acceptation ?
4.         Untuk apa laporan akhir dan pendokumentasian ?
5.         Apa saja indicator-indikator keberhasilan suatu proyek IT ?
6.         Apa saja yang termasuk kegagalan proyek IT ?

C.           Tujuan
1.         Mampu menjelaskan yang dimaksud mengevaluasi deliverables
2.         Mampu menjelaskan mengapa perlu dilakukan evaluasi tim kerja
3.         Mampu menjelaskan yang dimaksud client acceptation
4.         Mampu menjelaskan untuk apa laporan akhir dan pendokumentasian
5.         Mampu menjelaskan apa saja indicator-indikator keberhasilan suatu proyek IT
6.         Mampu menjelaskan yang termasuk kegagalan proyek IT



BAB II
PEMBAHASAN
1.      Mengevaluasi Deliverables
Hasil akhir proyek atau deliverables project perlu dievaluasi, evaluasi ini bertujuan agar proyek yang sedang dikerjakan menghasilkan produk yang sesuai dengan persetujuan antara pihak pemesan / pemberi order dengan pihak pelaksana.
Apabila proses evaluasi dalam proyek tersebut berjalan sesuai dengan lancar maka kemungkinan proyek tersebut berhasil akan semakin tinggi.
Dalam melakukan evaluasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan diantaranya :
a.       Penilaian bahwa semua jalur kritis sudah dilewati dan menghasilkan produk yang sesuai (deliverables yang lengkap);
b.      Review deliverables setiap fase dalam jaringan kerja;
c.       Menggabungkan produk dari awal hingga akhir (masa-masa kritis), disini peran serta manajer proyek sanagat penting;
d.      Adanya suatu Management reverse: perekayasaan waktu kerja pada akhir proyek untuk kompensasi delay/lagging, biasanya antara 10% - 15% dari total durasi proyek.
Setelah selesai melakukan evaluasi sebuah proyek akan dilaksanakan yaitu usaha untuk menggabungkan semua hasil kerja guna membentuk satu produk yang utuh dan lengkap sesuai requirements dari pemberi order, namun hal tersebut tidak tercantum dalam jaringan kerja.
Sebagai contoh dalam suatu proyek pembuatan perangkat lunak, pada babak akhir proyek tim kerja harus menggabungkan semua fungsionalitas (dalam hal ini berbagai jenis GUI, fungsi, prosedur, ataupun sub-routine) sebagai satu executable untuk aplikasi tertentu. Proses penggabungan ini tidak mudah dan melelahkan, bahkan biasanya banyak perbaikan (error correction and modification) yang harus dilakukan dalam tahap ini.

2.      Evaluasi Tim Kerja
Setelah melakukan deliveriables perlu adanya evaluasi tim kerja. Evaluasi ini bertujuan untuk menilai kinerja tim dan menjadi landasan dalam pelaksanaan proyek-proyek berikutnya. Selain itu evaluasi tim kerja ini akan memberikan posisi yang tepat untuk individu-individu dari tim tersebut.

Evaluasi tim kerja akan menghasilkan beberapa hal diantaranya :
a.       Performance review (penilaian kinerja), hal ini terdiri atas :
1.      Penilaian kontribusi terhadap proyek dari masing-masing anggota tim.
2.      Penilaian kemampuan bekerja sama antara anggota.
3.      Penilaian komitmen terhadap kualitas proyek.
b.      Pengalaman untuk proyek berikutnya
1.      Pelajaran, usul, saran dan data-data proyek dapat didokumentasikan dan dapat berfungsi sebagai acuan dalam proyek-proyek selanjutnya.
c.       Pengaruh terhadap posisi, gaji, status, dsb dalam organisasi atau lingkungan.
1.      Dalam suatu instansi atau perusahaan yang besar, keberhasilan pelaksanaan suatu proyek dapat membawa dampak terhadap gaji, jabatan ataupun status bagi pegawai tetapnya.
2.      Pengaruh-pengaruh ini dapat menjadi suatu motivasi bagi anggota tim untuk berprestasi lebih baik lagi dalam proyek-proyek selanjutnya.
d.      Pendapat obyektif yang membangun.
1.      Perlu diingat bahwa pendapat yang diberikan harus obyektif terhadap kinerja yang dihasilkan. Jika tidak justru malah akan berbahaya karena penilaian yang bersifat subyektif akan menyebabkan perasaan sinis dan mungkin akan mengganggu kerja sama tim yang selama ini telah terbina dengan baik.
2.      Pendapat yang subyektif dalam proyek akan sangat berbahaya pada saat proyek berada pada tahap akhir, karena dengan pendapat yang tidak baik mengenai seseorang mungkin akan menyebabkan penyelarasan akhir proyek tidak akan pernah tercapai, dan proyek dinilai gagal.

3.      Client Acceptation
Sebuah proyek akan dianggap selesai/rampung apabila hasil deliverables telah disatukan menjadi sebuah produk yang utuh dan si pemesan telah menerima hasil akhir proyek tersebut.
Lantaran bagaimana cara untuk menyerahkan produk yang telah rampung digarap?
Apakah langsung diserahkan begitu saja kepada pemesan?
Ada dua macam penyerahan produk kepada pemberi order diantaranya :
1.      Penerimaan informal, biasanya dilakukan pada proyek-proyek kecil dan sederhana. Penilaian dilakukan terhadap:
a.       Dead-line dan tujuan proyek.
b.      Produk tidak butuh evaluasi lebih jauh, karena dapat langsung diaplikasikan kepada pengguna dan telah sesuai dengan requirements.
2.      Penerimaan formal. Dalam suatu acara penerimaan formal akan dilakukan:
a.       Final Sign-off: presentasi dan penjelasan kepada pemberi order / client, tim kerja, ataupun pihak manajerial atas.
b.      Project Acceptance Agreement (konfirmasi deliverables yang diharapkan).
Namun setelah proyek yang dikerjakan telah rampung sesuai dengan persetujuan, bisa saja si pemesan menginginkan suatu penambahan dalam prouk yang telah jadi tersebut. Oleh karena itu, sebagai pelaksana dapat menambahkan performa lain dalam produk tersebut atau melakukan ekstra pekerjaaan dalam proyek. Hal ini dikenal juga dengan istilah post - project activities.
Pekerjaan ekstra ini dilakukan bukan hanya untuk mengatisipasi kemungkinan tadi, melainkan juga untuk menambah nilai plus dari pemesan terhadap kita. Barang kali dilain kesempatan si pemberi order akan memesan produk lain kepada si pelaksana.

4.      Laporan Akhir dan Pendokumentasian
Laporan akhir dan dokumentasi digunakan sebagai barang bukti atas pelaksanaan proyek yang sedang dikerjakan, selain itu laporan akhir ini juga dapat digunakan sebagai histori untuk membuatan proyek-proyek yang akan datang. Biasanya laporan akhir hanya dibuat saat pelaksaan proyek-proyek besar yang diketuai/dikoordinatori oleh seorang manajer.
Ada beberapa aspek yang harus ada dalam laporan akhir diantaranya :
a.       Tercantum dengan jelas visi dan misi dari proyek.
b.      Proposal proyek awal dan ide-ide teknis implementasi.
c.       Baseline proyek (rencana awal biaya dan jadwal).
d.      WBS, OBS dan jaringan kerja.
e.       Kumulatif laporan berkala pada tiap fase.
f.       Perubahan yang terjadi dan penanggulangan risiko.
g.      Laporan informal yang berkaitan (memo, email, dsb).
h.      Biaya total proyek (dalam realitasnya).
i.        Perjanjian penerimaan deliverables dari pemberi tugas (client acceptance agreement).
j.        Post-project activities and audit (maintenance, succes story, extra business value).
k.      Suatu nilai tambah bagi proyek, yang mengiringi kesuksesan proyek.

5.      Indikator Keberhasilan Suatu Proyek IT
Dalam pelaksanaannya, sebuah proyek IT memiliki indikator-indikator yang menjadi tolak ukur penilaian kesuksesan. Indikator-indikator tersebut adalah:
a.       Visi yang jelas dari proyek dan deliverables-nya.
b.      Ketrampilan serta profesionalisme (komitmen kerja) yang memadai dari manajer proyek dan tim kerja.
c.       Sumberdaya keuangan yang memadai untuk melengkapi implementasi.
d.      Estimasi waktu yang tepat.
e.       Manajemen risiko dan kualitas yang memadai.

6.      Kegagalan Proyek IT
Meskipun segala sesuatunya sudah direncanakan secara matang, tentu saja ada faktor-faktor yang dapat melemahkan rencana tersebut. Dalam suatu proyek IT faktor-faktor pelemah tersebut dapat digolongkan ke dalam hal-hal berikut ini:
a.       Adanya teknologi alternatif baru yang lebih murah dan kualitasnya tidak berdeda.
b.      Adanya solusi yang lebih baik dari tim kerja lain.
c.       Pemberi order tidak menindaklanjuti deliverables yang disepakati. Dalam hal ini proyek selesai, namun hasilnya tidak digunakan sesuai dengan rencana semula.
d.      Organisasi (perusahaan) berganti haluan.
e.       Organisasi (perusahaan / sponsor) mengalami kesulitan dana.
f.       Organisasi (perusahaan) mengalami restrukturisasi, reorganisasi, misalnya: merger (penggabungan) dengan organisasi lain.
  



BAB III
PENUTUP

1.      Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan diatas penulis menarik kesimpulan :
Penyelarasan akhir merupakan suatu fase akhir dalam sebuah proyek yang bertujuan untuk meningkatkan keberhasilan dalam pengerjaan suatu proyek. Selain itu, penyelarasan akhir yang baik akan memberikan history yang baik pula terhadap client dan proyek-proyek berikutnya.



Daftar Pustaka

Universitas Kristen Maranatha Badung. 2003.”DIKTAT Manajemen Proyek IT”, Bandung.
Manajemen Proyek
            https://id.wikipedia.org
Pengertian Manajemen Proyek IT
Definisi dan tujuan manajemen proyek IT
            https://perbendaharaan.wordpress.com


0 Response to "Makalah : Penyelarasan Akhir Manajemen Proyek IT"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Pendidikan

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel